Automatické faktúry a úhrady

Automatické faktúry

Základom každej faktúry sú údaje o klientovi, fakturovaná položka a fakturovaná suma. Naše riešenie je ideálne, pokiaľ vystavujete viacero faktúr jednému klientovi, ale uľahčiť prácu Vám vieme, ak vystavujete faktúru aj "jednorázovým" klientom.

Viacero faktúr pre rovnakého klienta

Je to veľmi jednoduché - pokiaľ máte údaje o klientovi, systém dokáže vygenerovať faktúru úplne automaticky (napr. v pravidelných časových intervaloch alebo po určitom kroku klienta z jeho strany) alebo polo-automaticky (napr. stlačením tlačidla "Faktúra za XYZ", pričom údaje ako napríklad položka, suma alebo splatnosť sú dopredu preddefinované a viete ich jednoducho a prehľadne meniť tesne pred vystavením faktúry). 

Jednorázová faktúra

Máte veľa klientov, ktorí u Vás nakupujú jednorázovo a musíte im vystavovať faktúru? Nastavíme celý proces tak, aby si klienti vyplnili svoje údaje, zvolili produkt (resp. im ho priradíte Vy) a následne sa klientovi automaticky vygeneruje faktúra a odošle automatický e-mail spolu s faktúrou v prílohe. Samozrejmosťou je automatické zapisovanie úhrady k vystavenej faktúre.

Príklad z praxe: pre nášho súčasného klienta sme vytvorili systém, kde zamestnanci vedeli klientom (po registrácii) generovať faktúry jedným stlačením tlačidla a automaticky sa klientovi predvyplnila aj PDF zmluva určená na podpis - skrátili sme tak "byrokratický" proces vystavenia zmluvy a vystavenia faktúry z približne 3 minút na 5 sekúnd. Samozrejmosťou je, že k faktúram sa automaticky priraďovali úhrady. Ako je to možné?

Automatické úhrady

Začínate každé ráno kontrolou úhrad na bankovom účte? Alebo Vám volajú klienti, či už prišla ich úhrada, lebo si nevedia overiť jej stav online? Skoncujte s tým! 

Takmer každá banka ponúka funkciu b-mail. Z banky budú do Vášho systému chodiť 7 dní v týždni, 24 hodín denne notifikácie o každom pohybe. Pokiaľ klient pri platbe zadá správny variabilný symbol alebo číslo faktúry, úhrada sa automaticky zapíše k jeho faktúre. Čo ak ale klient zadá nesprávny alebo vôbec nezadá variabilný symbol? Mrzí nás to, ale takúto platbu budete musieť zapísať ručne do Vášho online systému - avšak aj tento proces sme maximálne zjednodušili a zrýchlili (už žiadne otváranie programu a preklikávanie sa k faktúre - stačia 2 kliknutia a úhradu zapíšete aj "manuálne"). 

Dobrou správou však je, že u našich existujúcich klientov zadáva viac ako 98 % klientov variabilný symbol správne! A tomu hovoríme úspora času. A čas sú peniaze :-) 

Úhrada z pohľadu klienta

Ak chcete informovať klienta o prijatí jeho úhrady, najčastejšie sa používajú dve možnosti:

A) klient uvidí úhradu vo svojom konte (pokiaľ má klient aj svoje vlastné konto vo Vašom systéme, nebudeme mu zbytočne posielať e-mailovú notifikáciu, ale úhradu faktúry si môže kedykoľvek overiť vo svojom konte),

B) klientovi príde notifikácia o každej úhrade e-mailom. Toto riešenie je vhodné, ak Váš klient nemá zriadené vlastné klientske konto a teda po zapísaní úhrady mu Váš inteligentný systém odošle e-mail s notifikáciou o platbe, prípadne klienta upozorní aj na nedostatočne uhradenú faktúru.

Upomienky klientom o neuhradenej faktúre

Je medzi Vašimi klientmi bežné, že neuhrádzajú faktúry načas alebo v správnej výške? Uľahčite si prácu a zlepšite platobnú disciplínu Vašich klientov! V prípade nesplatenia faktúry do doby jej splatnosti náš systém dokáže klientovi odoslať automatický e-mail s upozornením (je len na Vás, či takúto funkcionalitu využijete). Samozrejmosťou v takýchto automatických e-mailoch je aj oslovenie klienta menom/priezviskom, priloženie PDF faktúry a uvedenie najdôležitejších údajov k úhrade (číslo účtu, VS, splatnosť, suma) do textu e-mailu. 

Chcete, aby systém vyhodnocoval priemernú rýchlosť úhrady faktúr alebo Vám posielal notifikácie o faktúrach po splatnosti alebo aby tieto notifikácie chodili Vášmu zamestnancovi, ktorý zodpovedá za daného klienta? Asi sa už znova opakujeme, ale u nás je všetko možné! 

Bezpečné online platby

Váš nový systém umožní klientom zaplatiť za Vaše služby/produkty online platobnou kartou (avšak stále môžete klientom ponúknuť aj zvýhodnénú platbu bankovým prevodom, ak je to pre Vás výhodnejšie). Prečo je výhodné akceptovať online platby:

• pohodlná a bezpečná platba pre Vašich hostí,
• nie je potrebná dodatočná komunikácia s klientom (platobné údaje, potvrdenie platby a pod.) a platba sa na Váš účet zapíše automaticky,
• nízke poplatky za transakciu (iba 1 % zo zaplatenej čiastky) pri platbe kartou,
• peniaze sú na Váš bankový účet pripísané okamžite,
• nižšia miera stornovaných služieb/rezervácií.

Samozrejme pri online platbách vieme klientom pridať aj možnosť, aby uhradili poplatok štandardným bankovým prevodom. Aké to má pre Vás výhody? Vyhnete sa poplatkom za online platbu kartou, ktorá je vo výške 1 % zo sumy transakcie. Nevýhodou je, že peniaze prídu na Váš účet až o niekoľko dní neskôr a nepatrne sa zvýši miera stornovania (pretože od momentu nákupu až po platbu si to klient môže jednoducho "rozmyslieť"). 

Pokiaľ budete chcieť zapracovať aj možnosť platby štandardným bankovým prevodom, Váš systém bude pre klientov automaticky generovať predfaktúry a faktúry, pričom bude zapisovať aj tieto bankové úhrady automaticky po ich pripísaní na Váš bankový účet. Ako to celé prebieha?

• 1. Klient si zakúpi služby/produkty na vašom webe,
• 2. Systém mu vygeneruje predfaktúru a odošle na e-mail,
• 3. Klient predfaktúru uhradí a po pripísaní úhrady na Váš účet ju systém automaticky priradí k predfaktúre a pokiaľ bude úhrada úplna, systém vygeneruje ostrú faktúru a môže poslať klientovi e-mail s poďakovaním.

Bezplatná konzultácia

Kontaktujte nás na matus@datateg.sk alebo na 0905 750 626 a dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu. S radosťou Vám vysvetlíme, ako Vám nový (CRM) systém môže uľahčiť prácu, čo všetko dokáže vyriešiť a na testovacom systéme Vám ukážeme, ako to reálne funguje.