Cestovné kancelárie

EVIDENCIA KLIENTOV

Údaje o Vašich klientoch v systéme sú alfou a omegou jeho fungovania. Ako prvé Vám vytvoríme niekoľko rôznych databáz Vašich klientov. Hlavná databáza bude obsahovať údaje o všetkých klientoch. Ďalej ku klientom priradíme rôzne "stavy" ako napríklad:

• aktívny klient (klient so zakúpeným pobytom/zájazdom, avšak ešte ho neabsolvoval),
• potenciálny klient (prejavil záujem o kúpu napríklad registráciou, telefonátom, e-mailom a pod.),
• minulý klient (mal u Vás zakúpený minimálne 1 zájazd v minulosti)
• VIP klient (špecifický klient, ktorý cez Vás cestuje pravidelne a/alebo si zakúpil cez Vás luxusný pobyt za vysokú cenu).

Ku klientom môžete pridávať aj spolucestujúcich (napr. rodinných členov a vytvoriť im samostatný profil), preferencie (stravy, umiestnenia v lietadle, štandardu izby, cieľovej destinácie a pod.) a akékoľvek iné údaje. Tieto údaje Vám pomôžu nielen pri komunikácii počas nákupného procesu, ale budú pre Vás užitočné aj pri cielení marketingovej komunikácie.

Každého klienta bude mať pod seba priradeného Váš zamestnanec (konzultant), aby ste presne vedeli kto zodpovedá za klienta, a teda s kým má prioritne komunikovať o jeho zakúpených produktoch. Taktiež pri každom klientovi budete vidieť faktúry, platby, históriu a e-mailovú komunikáciu.

AUTOMATICKÉ FAKTÚRY A ZAPISOVANIE ÚHRAD

Váš systém bude automaticky zapisovať úhrady, ktoré prišli na Váš bankový účet a priraďovať ich ku konkrétnym klientom/faktúram na základe variabilného symbolu, ktorý bude mať každý klient jedinečný.

Priebežne bude stačiť, ak si skontrolujete neuhradené faktúry a skontrolujete, či náhodou neboli uhradené s nesprávnym variabilným symbolom, aby ste platbu mohli dopísať manuálne. Podľa štatistiky našich klientov až pri viac ako 98 % platieb, klienti zadávajú správny variabilný symbol (v prípade opakujúcich sa platieb je správny VS vo viac ako 99,9 % prípadoch).

Pokiaľ chcete klientom, ktorí u Vás už mali v minulosti zakúpený produkt, poskytnúť zľavu na ďalší produkt, jednoducho nastavíte výšku zľavy opakovaným klientom (a vyberiete produkt, kde chcete poskytovať zľavy a ktorí klienti budú mať na zľavu nárok). Systém automaticky rozpozná, čo a kedy si u Vás klient zakúpil a pokiaľ klient splnil nárok na zľavu, automaticky mu bude pridelená. Je len na Vás, ako si nastavíte poskytovanie zľavy (a samozrejme aj jej odstupňovanie) - systém nato nezabudne a klienta o poskytnutej zľave bude informovať.

GENEROVANIE ZMLÚV PRE KLIENTA

Doteraz ste (pravdepodobne) museli každému novému klientovi vypísať zmluvu, resp. Vám ju klienti posielali vyplnenú. Po novom to za Vás urobí systém. Údaje o klientovi zadáte do systému buď Vy (manuálne) alebo klientovi odošlete e-mail a vyzvete ho k registrácii (všetky údaje zadá klient), alebo sa sám registruje na Vašej webstránke. Následne vygenerujete zmluvu v PDF, ktorú môžete vytlačiť, poslať e-mailom alebo odoslať poštou klientovi (Váš systém vieme napojiť aj na externého poskytovaľa poštových služieb - teda stlačením jedného tlačidla dostane externý poskytovateľ poštových služieb PDF zmluvy a údaje o príjemcovi a zásielku odošle poštou za Vás).

Napojenie na externé systémy (Amadeus, RentalCars a pod.)

Áno, vieme aj toto. Pokiaľ potrebujete prepojiť Váš systém na externé systémy (napr. predávate letenky, chcete ponúkať prenájom automobilov od Rental Cars priamo na Vašom webe, resp. sa chcete napojiť na predajný systém poisťovne alebo chcete, aby sa ceny zájazdov na Vašom webe vždy aktualizovali podľa cien Vášho dodávateľa... ), vieme Váš systém pomocou API rozhrania prepojiť s externými systémami, samozrejme pokiaľ takéto napojenie Váš dodávateľ ponúka. 

Prepojenie pomocou API si s Vami prejdeme a zosumarizujeme Vám výhody, nevýhody a predpokladané náklady. Podľa toho zvážite, či je takéto prepojenie pre Vás ekonomicky výhodné (keďže Vy viete najlepšie, koľko práce Vám ušetrí a ako veľmi Vám zníži chybovosť oproti manuálnemu vypĺňaniu údajov) - každé API prepojenie je individuálne a veľmi radi sa na neho pozrieme, zhodnotíme a naceníme. Najlacnejšie prepojenia u nás stoja od 500 eur.

Pobytové a darčekové kupóny na mieru

Poznáte to - spokojný klient sa k Vám rád vráti a najnižšia cena nemusí byť preňho to najhlavnejšie kritérium. Práve preto môže byť aj pre Vás zaujímavé, ponúkať klientom darčekové kupóny ako malú pozornosť a pripomenutie sa, že na klienta stále myslíte. Pokiaľ mu chcete ponúknuť špeciálnu narodeninovú zľavu alebo mu odporúčiť super ponuku, ktorú len tak ľahko nikde inde nenájde, prácu Vám uľahčí naše riešenie darčekových kupónov. Nastavíte si, aký darček, odporúčanie, zájazd alebo zľavu chcete na darčekovom kupóne Vašim klientom posielať a systém bude odosielať darčekové kupóny počas narodenín Vašich klientov za Vás. 

Pokiaľ rozmýšľate nad tým, ako graficky by mal kupón vyzerať alebo aký spievodný text by mal obsahovať "darčekový" e-mail, ktorý bude systém odosielať, tak toto všetko vieme vyriešiť za Vás - spolupracujeme s nadanými grafikmi a copywritermi.  A ak sme to ešte nespomenuli, tak do automatických e-mailov, Váš systém doplní aj oslovenie klienta (banalita, ale radšej to sem napíšeme :P ). 

Ak chcete klientom ponúkať aj špeciálne pobytové balíčky, opäť žiadny problém. Stačí premyslieť logiku odosielania (teda kto a kedy kupón s pobytovým balíčkom obdrží, resp. ho môžete odosielať "manuálne" jedným klikom komukoľvek) a systém môže balíčky odosielať Vašim klientom aj automaticky, napr. 20 dní po návrate z posledného zájazdu, pokiaľ klient nemá zakúpený zájazd na najbližších 12 mesiacov... je to tak jednoduché a zároveň tak účinné :-)

Dokonalý prehľad o komunikácii s klientom

Všetky e-maily, ktoré odošlete klientovi cez systém sa automaticky zapíšu do histórie e-mailovej komunikácie s klientom. Taktiež všetky prichádzajúce e-maily vieme nastaviť tak, aby sa zapísali priamo pod konto klienta - budete mať pod kontrolou celý priebeh e-mailovej komunikácie.

Ak ste väčšia firma a chcete mať úplne pod kontrolou aj telefonickú komunikáciu, vieme Váš systém napojiť na VoIP telefonickú ústredňu. Klesnú Vám účty za telekomunikačné služby (voláte cez internet a potrebujete iba internetové pripojenie). Navyše každý telefonát od klienta sa automaticky zaznamenáva do Vášho systému (dĺžka telefonátu, obsah telefonátu - nahrávka a pod.). 

Poznámkový blok

Keďže ku klientom si niekedy potrebujete zapísať aj špecifické požiadavky, umožníme Vám ich zapísať priamo do systému a papierové poznámky sa stanú minulosťou. V detaile klienta budete mať k dispozícii aj poznámkový blok, do ktorého môžete písať a zmazať akékoľvek poznámky, ktoré si potrebujete pri klientovi poznačiť. K poznámke sa automaticky pripojí časová stopa a meno zamestnanca, ktorý poznámku zapísal (ak napríklad dochádza k zmene zamestnanca, ktorý má klienta vo svojej databáze klientov, jednoducho klienta prehlásite pod nového konzultanta a zapíšete to do poznámky pri klientovi).

Affiliate partner

Do Vášho systému vieme dopracovať aj funkcionalitu tzv. unikátnych affiliate linkov. Pokiaľ máte partnerov (cestovateľský bloger, influencer, partnerská firma a pod.), ktorým chcete ponúknuť špeciálne odmeny za nových klientov, alebo zakúpené produkty prepláca zamestnávateľ klienta (napr. letenky, poistenie, prenájom auta a pod.), môžete im vytvoriť unikátny affiliate link.

Systém affiliate linkov je maximálne transparentný a už v úvodnom procese registrácie/predaja viete, kto Vám nového klienta priniesol. Taktiež Váš affiliate partner si bude môcť kedykoľvek overiť, koľko klientov k Vám priniesol a aká odmena mu prináleží.

Pokiaľ sa nový klient zaregistruje alebo zakúpi produkt s pomocou tohto affiliate linku, bude automaticky priradený pod affiliate partnera a pre Vás bude jednoduchšie vyplácať odmeny alebo fakturovať produkty firemným a stabilným klientom.

Pri affiliate linkoch si viete nastaviť, ako dlho sa majú uchovávať v pamäti prehliadača (využívame na to tzv. cookies). Teda ak si nový klient otvorí Vašu webstránku a zaregistruje sa alebo zakúpi produkt napr. do 5 dní od posledného otvorenia webstránky (hoci už bez použitia konkrétneho affiliate linku), stále bude priradený pod affiliate partnera, cez ktorého otvoril naposledy affiliate link.

Affiliate linky vieme nastaviť samozrejme aj tak, aby sa nezapisovali do cookies u koncového používateľa. Pre Vás to znamená, že zapísanie nového klienta pod affiliate partnera bude možné, iba ak si nový klient otvorí unikátny affiliate link (a pokiaľ sa na Váš web vráti bez použitia tohto affliate linku, internetový prehliadač si ho už nebude pamätať a nezapíše sa pod affiliate partnera).

Timer

Možno sa Vám stáva často, že pri telefonáte Vám klient povie "momentálne nemôžem hovoriť, skúste mi zavolať za hodinu". Zapracujete sa, príde na stretnutie klient a na telefonát "o hodinu" jednoducho zabudnete. Preto Vám ku každému klientovi vieme pridať funkcionalitu Timer - poznačíte si pri klientovi dátum a čas, kedy mu môžete zavolať, dopíšete poznámku a presne v stanovenom čase Vám systém pošle e-mail s upozornením na telefonát. 

Timer môžete využiť na čokoľvek. Môžete si poznačiť, aby ste klientovi večer nezabudli poslať zmluvu, alebo aby ste skontrolovali doplatenie faktúry, resp. aby ste klientovi nezabudli vystaviť poobede letenku. Timer má neobmedzené využitie a akonáhle si na neho zvyknete, bude ťažké si predstaviť lepší "pripomienkovač" pri klientoch :-)

Do databázy klientov Vám pridáme aj možnosť filtrovať si klientov s aktívnym timerom, aby práca s klientmi bola ešte jednoduchšia.

Ticketovací systém

Do Vášho nového systému vieme zapracovať aj túto super funkcionalitu - ticketing systém. Čo to je? Pokiaľ Vám klient zavolá a jeho požiadavku vie vyriešiť iba konzultant klienta, ktorý je však momentálne na obede alebo mimo práce, tak sa vytvorí tzv. "ticket", čo v preklade môžeme nazvať ako úloha. Pri tvorbe úlohy sa k nej priradia aj riešitelia a klienti, priorita (napr. vysoká, priemerná, nízka) a prípadne aj kategória (napr. sťažnosť, telefonát, otázka, storno a pod.). 

Akonáhle sa úloha vyrieši, v systéme ju zamestnanec firmy uzavrie. Pokiaľ je úloha v riešení, resp. ide o zložitejšiu /tímovú/ úlohu, všetci priradení zamestnanci môžu pridávať komentár, pričom notifikácia na nový komentár príde priradeným zamestnancom aj na e-mail (resp. pri pridávaní komentáru má možnosť autor komentáru zvoliť, komu príde aj e-mailová notifikácia).

Takto je možné riešiť aj banálne úlohy (napr. "Volal pán Novák, zavolaj mu späť po skončení dovolenky") a nemusíte zamestnancovi písať e-mail - je to efektívnejšie (úlohu musí zamestnanec uzavrieť, a teda viete, že je vyriešená) a máte dokonalý prehľad o činnosti Vašich zamestnancov. 

Slovo na záver

Riešení, ktoré Vám vieme poskytnúť, je naozaj veľa. Taktiež nasadzovanie nového systému môžete riešiť postupne, ak napríklad nechcete investovať naraz veľkú sumu financií do nového CRM systému (a tento spôsob implemetnácie je taktiež výhodný v tom, že zamestnanci si na nový systém zvykajú postupne a nie je to pre nich veľký skok - zároveň majú možnosť aktívne sa podielať na vývoji systému a pripomienkovať jeho funkcionalitu).

Napr. v spoločnosti CKM 2000 Travel sme (Matúš ešte ako zamestnanec tejto spoločnosti a Šimon ako individuálny web developer) prvý rok implementovali databázu klientov, generovanie PDF zmlúv a prihlasovanie na vízové pohovory. Na ďalší rok sme systém vyplepšili na základe požiadaviek zamestnancov a pridali generovanie faktúr so zapisovaním úhrad. V treťom roku sme doplnili aj automatický výpočet ceny cestovného poistenia, generovanie poistenia, prihlasovanie sa na udalosti (pohovory so zamestnávateľom), online pobočku a pod.

Postupný nábeh na nový systém má svoje výhody, avšak má aj svoje nevýhody. Nevýhodou je, že zamestnanci firmy hneď z úvodu nevnímajú a nevyužívajú všetky výhody, ktoré im systém môže priniesť, a teda spoločnosť, ktorá nový systém zavádza, nevyužíva všetku vhodnú funkcionalitu (a teda nešetrí toľko času, nákladov a v konečnom dôsledku aj financií).

BEZPLATNÁ KONZULTÁCIA

Kontaktujte nás na matus@datateg.sk alebo na 0905 750 626 a dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu. S radosťou Vám vysvetlíme, ako Vám nový (CRM) systém môže uľahčiť prácu, čo všetko dokáže vyriešiť a na testovacom systéme Vám ukážeme, ako to reálne funguje.