Správa bytových domov

Evidencia klientov

Na úvod Vám pripravíme niekoľko samostatných databáz - databázu bytových domov a databázu klientov. Import existujúcich údajov do systému vieme spraviť za Vás, budeme avšak potrebovať údaje v otvorenom formáte (excel, word, csv a pod.). 

Do prehľadu každej databázy Vám priradíme potrebné údaje (stĺpce), pomocou ktorých si budete môcť filtrovať klientov. Potrebujete filtrovať bytové domy podľa mestskej časti? Nie je problém, pridáme stĺpec "Mestská časť" a bytové domy budete filtrovať podľa toho. Alebo potrebujete filtrovať klientov podľa toho, či majú nezaplatený poplatok/faktúru? Jednoducho pridáme stĺpec "Faktúra po splatnosti" a podľa filtra "Áno/Nie" si takýchto klientov jednoducho vyfiltrujete.

Filtrovať klientov alebo bytové domy si budete môcť jednoducho podľa akéhokoľvek kritéria priamo vo Vašom systéme. Filtre môžete kombinovať (napríklad môžete vyhľadať klientov, ktorých bytové domy spravuje zamestnanec Ján Zodpovedný a zároveň majú platbu/faktúru po splatnosti). 

Ak potrebujete ďalšiu databázu klientov, nie je problém - je naozaj len a len na Vás, aké viditeľné databázy klientov chcete v systéme mať a aké údaje si v týchto databázach budete môcť filtrovať.

Detail klienta / bytového domu

Po vyhľadaní klienta alebo bytového domu si môžete otvoriť jeho detail. Pri individuálnych klientoch (fyzických osobách) budete vidieť osobné údaje (adresa, dátum narodenia, priradený bytový dom, kontakty), faktúry, detaily platieb, vyúčtovanie, otvorené/uzavreté žiadosti, históriu e-mailovej komunikácie, zmluvy a pod. Asi sa už opakujeme, ale všetko Vám spravíme na mieru a presne tak, ako to potrebujete.

Pri bytových domoch napríklad uvidíte náklady na bytový dom, otvorené žiadosti, uzavreté žiadosti, priradených klientov, faktúry po splatnosti a pod. Ku každému bytovému domu Vám doplníme aj prehľadnú štatistiku (vyúčtovanie, spotreba, počet výjazdov, štatistika žiadostí a zásahov a pod.). 

Konto klienta

Asi každý z klientov by sa rád informoval o stave svojich platieb, doplatku, nedoplatku, vyúčtovania, PDF zmluve a pod. Zároveň sa však máloktorému klientovi chce vytvárať samostatné konto, generovať heslo a zložito sa do neho prihlasovať. 

Klienti (majitelia bytov) sa budú môcť prihlásiť do svojho konta zjednodušene - stačí zadať e-mail a špecifický identifikátor (napr. dátum narodenia). Pre prihlasovanie môžeme (kvôli bezpečnosti) pridať aj ďalší identifikátor - napríklad variabilný symbol klienta, výber bytového domu a pod.

Klientovi vo svojom konte môžete sprístupniť akékoľvek informácie. Chcete aby videl PDF vygenerovanú zmluvu, ktorú podpisoval? Nie je problém. Pokiaľ budete robiť ročné vyúčtovanie cez Váš nový systém, viete klientovi sprístupniť aj elektronické vyúčtovanie. 

Taktiež môžete klientovi sprístupniť prehľad platieb, prehľad nákladov na bytový dom (došlé faktúry), kalendár plánovanej údržby, prehľad realizovaných opráv, kontroly a údržby a pod.

Automatické faktúry a zapisovanie úhrad

Váš systém bude automaticky zapisovať úhrady, ktoré prišli na Váš bankový účet a priraďovať ich ku konkrétnym klientom/faktúram na základe variabilného symbolu, ktorý bude mať každý klient jedinečný.

Priebežne bude stačiť, ak si skontrolujete neuhradené faktúry a skontrolujete, či náhodou neboli uhradené s nesprávnym variabilným symbolom, aby ste platbu mohli dopísať manuálne. Podľa štatistiky našich klientov až pri viac ako 98 % platieb klienti zadávajú správny variabilný symbol (v prípade opakujúcich sa platieb je správny VS vo viac ako 99,9 % prípadoch).

Generovanie zmlúv pre klienta

Doteraz ste (pravdepodobne) museli každému novému klientovi vypísať zmluvu resp. Vám ju klienti posielali vypísanú. Po novom to za Vás urobí systém. Údaje o klientovi zadáte buď Vy (manuálne) alebo klientovi odošlete e-mail a vyzvete ho k registrácii (všetky údaje zadá klient). Následne vygenerujete zmluvu v PDF, ktorú môžete poslať e-mailom alebo poštou (prípadne Váš systém vieme napojiť aj na externého poskytovaľa poštových služieb - teda stlačením jedného tlačidla dostane externý poskytovateľ poštových služieb PDF zmluvy a údaje o príjemcovi a zásielku odošle poštou za Vás).

Dokonalá evidencia komunikácie s klientom

Všetky e-maily, ktoré odošlete klientovi cez systém sa automaticky zapíšu do histórie e-mailovej komunikácie s klientom. Taktiež všetky prichádzajúce e-maily vieme nastaviť tak, aby sa zapísali priamo pod konto klienta - budete mať pod kontrolou celý priebeh e-mailovej komunikácie.

Ak ste väčšia firma a chcete mať úplne pod kontrolou aj telefonickú komunikáciu, vieme Váš systém napojiť aj na VoIP telefonickú ústredňu. Klesnú Vám účty za telekomunikačné služby (voláte cez internet a potrebujete iba internetové pripojenie), ale taktiež každý telefonát od klienta sa automaticky zaznamenáva do Vášho systému (dĺžka telefonátu a hovory viete aj nahrávať). 

Hromadné zásielky na pošte

Ak posielate veľa zásielok poštou, možno Vám pomôže náš export pre ePodací hárok. Ako to funguje? Jednoducho si vytvoríte online konto na stránke Slovenskej pošty. V systéme Slovenskej pošty viete vytvárať tzv. ePodacie hárky, kde dopredu vypíšete údaje o príjemcoch a následne na poštu už iba zanesiete Vaše zásielky.

Aby sme Vám to maximálne uľahčili, údaje o ľubovoľných klientoch si budete môcť exportovať z Vášho systému do excel súboru, ktorý potom jednoducho vložíte do systému Slovenskej pošty a nemusíte strácať čas s prepisovaním adries klientov. Viac o systéme ePodací hárok nájdete TU. 

Okrem zníženia chybovosti a ušetreného času Vás Slovenská pošta odmení nižšími poplatkami pri využití ePodacieho hárku.

Ticketovací systém

Do Vášho nového systému vieme zapracovať aj túto super funkcionalitu - ticketing systém. Čo to je? Pokiaľ Vám klient zavolá, že im na bytovom dome zateká strecha, pracovník call centra (resp. zodpovedný zamestnanec) vytvorí tzv. "ticket", čo v preklade môžeme nazvať ako úlohu. Pri tvorbe úlohy sa k nej priradia aj riešitelia a klienti (napr. bytový dom), priorita (napr. vysoká, priemerná, nízka) a prípadne aj kategória (napr. telefonát, porucha, záujem o služby). 

Akonáhle sa úloha vyrieši, v systéme ju zamestnanec firmy uzavrie. Pokiaľ je úloha v riešení, resp. ide o zložitejšiu /tímovú/ úlohu, všetci priradení zamestnanci môžu pridávať komentár, pričom notifikácia na nový komentár príde priradeným zamestnancom aj na e-mail (resp. pri pridávaní komentáru má možnosť autor komentáru zvoliť, komu príde aj e-mailová notifikácia).

Takto je možné riešiť aj banálne úlohy (napr. "Volal pán Novák, zavolaj mu späť po skončení dovolenky") a nemusíte zamestnancovi písať e-mail - je to efektívnejšie (úlohu musí zamestnanec uzavrieť a teda viete, že je vyriešená) a máte dokonalý prehľad o činnosti Vašich zamestnancov. 

Úlohy môžete zviditeľniť aj pre klientov / bytové domy, aby mali prehľad napr. o opravách, ktoré sa vykonali počas roka a ktoré sú aktuálne v riešení. Taktiež môžete napr. pri urgentných úlohách informovať aj všetkých klientov bytového domu (alebo vchodu) aj e-mailom - napr. pri prasknutej vodovodnej trubke, poškodenom plynomere, vytopení pivničných priestorov a pod.

TIMER

Možno sa Vám stáva často, že pri telefonáte Vám klient (napr. domový dôverník) povie "momentálne nemôžem hovoriť, skúste mi zavolať za hodinu". Zapracujete sa, na stretnutie príde iný klient a na telefonát "o hodinu" jednoducho zabudnete. Preto Vám ku každému klientovi vieme pridať funkcionalitu Timer - poznačíte si pri klientovi dátum a čas, kedy mu môžete zavolať, dopíšete poznámku a presne v stanovenom čase Vám systém pošle e-mail s upozornením na telefonát alebo inú poznámku. 

Timer môžete využiť na čokoľvek. Môžete si poznačiť, aby ste klientovi večer nezabudli poslať zmluvu, skontrolovať doplatenie faktúry, resp. aby ste nezabudli objednať inštalatéra. Timer má neobmedzené využitie a akonáhle si na neho zvyknete, bude ťažké si predstaviť lepší "pripomienkovač" :-)

Do databázy klientov Vám pridáme aj možnosť filtrovať si klientov resp. bytové domy s aktívnym timerom, aby bola Vaša práca ešte jednoduchšia a efektívnejšia.

Slovo na záver

Riešení, ktoré Vám vieme poskytnúť, je naozaj veľa. Taktiež implementácia nového systému sa môže riešiť postupne, ak napríklad nechcete naraz investovať veľkú sumu financií (a tento spôsob implemetnácie je taktiež výhodný v tom, že zamestnanci si na nový systém zvykajú postupne a nie je to pre nich veľký skok - zároveň majú možnosť aktívne sa podielať na vývoji systému a pripomienkovať jeho funkcionalitu).

Napr. v spoločnosti CKM 2000 Travel sme (Matúš ešte ako zamestnanec tejto spoločnosti a Šimon ako individuálny web developer) prvý rok implementovali databázu klientov, generovanie PDF zmlúv a prihlasovanie na vízové pohovory. Na ďalší rok sme systém vyplepšili na základe požiadaviek zamestnancov a pridali generovanie faktúr so zapisovaním úhrad. V treťom roku sme doplnili aj automatický výpočet ceny cestovného poistenia, generovanie poistenia, prihlasovanie sa na udalosti (pohovory so zamestnávateľom), online pobočku a pod.

Postupný nábeh na nový systém má svoje výhody, avšak má aj svoje nevýhody. Nevýhodou je, že zamestnanci firmy hneď z úvodu nevnímajú a nevyužívajú všetky výhody, ktoré im systém môže priniesť, a teda spoločnosť, ktorá nový systém zavádza, nevyužíva všetku vhodnú funkcionalitu (a teda nešetrí toľko času, nákladov a v konečnom dôsledku aj financií).

BEZPLATNÁ KONZULTÁCIA

Kontaktujte nás na matus@datateg.sk alebo na 0905 750 626 a dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu. S radosťou Vám vysvetlíme, ako Vám nový (CRM) systém môže uľahčiť prácu, čo všetko dokáže vyriešiť a na testovacom systéme Vám ukážeme, ako to reálne funguje.